Skuteczne sposoby na nieskuteczną listę zadań.

Dobrze skonstruowana lista pomaga w codziennych obowiązkach, ale także pozwala na rozwijanie celów długoterminowych. Ważne jest by skonstruować ją w odpowiedni sposób i ustrzec się kilku błędów, które mogą zdarzyć się nawet najlepszym. Niestety nie wystarczy sama świadomość ich istnienia i często jest to praca z naszymi nawykami lub złą organizacją pracy. 

Owe błędy są jak pięciu rabusiów, którzy czyhają na Ciebie za rogiem, by napsuć i namieszać w liście zadań. Każdy z nich potrafi zniszczyć Twój plan dnia nawet w pojedynkę. 

Błąd #1 - Małpia fantazja

Małpim sprytem zabierasz się za listę, gdy czujesz natłok obowiązków. Siadasz, zastanawiasz się co musisz zrobić, spisujesz i masz coraz większy stres, że tego jest tak dużo, że nie podołasz. W rezultacie masz ochotę odłożyć połowę z tych rzeczy bez względu na priorytet, a najczęściej zabierasz się za rzeczy, które możesz zrobić natychmiast. Na przykład sprzątanie biurka i szuflad, bo przecież w trakcie tego zajęcia przemyślisz sobie wszystko na spokojnie. A czas leci.

Artur robił listy zadań wtedy, gdy miał naprawdę sporo pracy w swoim atelier. Spisywał wszystko po kolei i od razu zaczynał działać. Lista może nie była długa, ale zadania były dość wyczerpujące i tak naprawdę wszystkie miały jeden priorytet - "na wczoraj". Zabierał się więc za te najłatwiejsze i najlżejsze do zrobienia. W połowie dnia był zbyt zmęczony na cięższy kaliber, więc by uspokoić sumienie zabierał się za porządkowanie archiwum swoich zdjęć lub zawalonej stosami maili poczty. 

Błąd #2 - Smocza krew

Ponoć jeśli smokowi odetnie się głowę to na jej miejscu wyrastają dwie. Tak samo jest z Twoją listą - rośnie i rośnie i końca nigdy nie widać. Zrobisz jedno zadanie, zakreślisz w dumie i szczęściu, że już, a tu na jego miejsce wchodzą dwa następne. Zaczynasz się denerwować i tracić motywację. 

Ewa polubiła tworzenie list wszelakich. Znalazła nawet świetną aplikację w telefonie do codziennych list to-do. Miała piękny design i odhaczanie tego co zrobione było czystą przyjemnością. Tak samo zresztą jak dodawanie zadań. Telefon miała cały czas pod ręką stąd wpisywała do niego wszystko co chciała zrobić. Po jakimś czasie okazało się, że zadania realizuje znacznie rzadziej niż je dodaje. Przejrzała swoje listy i stwierdziła, że ta metoda nie działa. Jednym pociągnięciem palca wyrzuciła aplikację do kosza. 

Błąd #1 - Wężowy ogon

Zapisujesz co masz do zrobienia i lista nie mieści Ci się w notesie. Wygląda dokładnie jak ogon morskiego węża, nie wiadomo gdzie jej koniec. To nic, zrobisz ile się da - mówisz sobie, ale jakoś tak się dzieje, że gdy potem chcesz z nią pracować to jakoś masz wrażenie, że za dużo masz na głowie. W rezultacie ... musisz odpocząć i logujesz się na Facebooka. 

Danuta prowadziła swój notes, w którym codziennie wieczorem zapisywała swoje listy do zrobienia na następny dzień. Prowadziła małą firmę transportową i zajmowała się domem. Uważała, że prawie wszystko potrafił zrobić sama. No może poza naprawą któregoś z firmowych busów. Jej lista zadań zawsze była długa jak ostatnio korek na trasie obsługiwanej przez jej kierowców. Po pewnym czasie była zawsze równie męcząca, dlatego uważała, że musi się trochę zrelaksować oglądając filmy na YouTube. Nigdy nie udało jej się zamknąć swojej listy przed końcem dnia. Zawsze przynajmniej połowa zostawała na następny.

Błąd #1 - Kozi apetyt

Koziołek tu skubnie trawkę, tu gałązkę, tu przyjrzy się motylkowi i podobnie wygląda Twoja praca z listą zadań. Brak priorytetów powoduje, że zabierasz się za to co atrakcyjne, a nie za to co ważne. Czasem bywa jeszcze gorzej, przeskakujesz z zadania na zadanie, w rezultacie żadnego nie kończąc.  

Marta prowadziła swój biznes online, ale wiecznie miała problemy ze skupieniem. Brała to na karb tego, że media społecznościowe potrzebują stałej uwagi i bycia wszędzie. Uważała za normalne, że musi być wielozadaniowa i pisząc wpis na bloga między jednym, a drugim akapitem powinna sprawdzić co dzieje się w jej grupie na Facebooku. Czasami jedząc drugie śniadanie trzaskała fotę na Insta telefonem i wrzucała ją między jednym kęsem a drugim. Ot taka praca. Pewnego razu musiała zadbać o swoje zdrowie i zamknąć wszystkie projekty zanim pójdzie na operację. Przegląd wykazał, że mnóstwo było niedokończonych lub porzuconych, a niektóre z nich zaczęte były ponad pół roku temu. 

Błąd #1 - Kogucia waleczność

Kogut zawsze rzuca się w największe projekty, bo przecież kto jak nie on. Jak kogut wybierasz więc zadania, które są bardzo atrakcyjne mimo, że nie mają wysokiego priorytetu. Dopieszczasz swoją stronę, robisz folder imprezy, na myśl o której aż rumieńców dostajesz, a zadania ważne, ale nie tak atrakcyjne leżą odłogiem. Kogut lubi jeszcze coś, często bierze się za projekty i zadania nie mając potrzebnych zasobów, umiejętności, wiedzy. 
W rezultacie nie potrafi oszacować czasu jakiego będzie potrzebował na realizację danej sprawy.  

Joanna prowadziła sklep i niewielką hurtownię papierniczą. Kilka dni temu ukończyła  kurs negocjacji handlowych. Z wypiekami na twarzy ułożyła sobie plan wynegocjowania większych rabatów u swoich dostawców. W końcu czuła, że wie jak stawiać twardo warunki. Właśnie rozmawiała z jednym z handlowców przywożących jej różne rodzaje papieru, gdy weszła klientka, która wcześniej jakieś zapytanie wysłała jej na maila. Joanna go widziała, ale nie miała czasu go otworzyć. Nie mogła jej obsłużyć za bardzo, bo okazało się, że wielu rzeczy nie ma, a poza tym była zajęta negocjacjami. Kilka dni potem okazało się, że jednak rabatu nie ma, a tydzień później otworzyła mail od klientki. Zakupy byłyby w mocno hurtowych ilościach, bo miały być towarem w sklepiku dla studentów wychowania plastycznego. Byłyby, bo klientka zrobiła zakupy u konkurencji, która miała inne podejście do priorytetów. 

Gdy zaczynałam uczyć się skutecznego planowania walczyłam ze Smokiem. Nie było jeszcze wtedy smartfonów, ale brakowało mi miejsca na listy zadań w moim terminarzu. Po wielu latach Smok znów zaatakował wtedy, gdy swoje listy przeniosłam do aplikacji w telefonie. Lista codzienna nie była długa, ale gdy zajrzałam do listy spraw i zadań na potem wiedziałam już, że smocza krew znów daje znać o sobie.

 

 

bonzai napisał: "Nie, cele długoterminowe planuję wyłącznie metodą Bonzai :) Według mnie matryca Eisenhowera zupełnie nie nadaje się do tego typu planowania. Nie ma możliwości sprawdzania efektów, a co dopiero określenia celu. Matrycy używam tylko wtedy, gdy zdarzy się coś nieprzewidzianego w moich codziennych planach, np. choroba dziecka. Wówczas korzystam z niej przez dzień lub kilka, aż do momentu, gdy wszystko wróci do normy. Zazwyczaj, gdy morze jest spokojne wystarczy mi dobrze zrobiona lista taka o jakiej pisałam tu http://www.metodabonzai.eu/smaczna-lista-do-zrobienia/".
Kasia Kubiak napisał: "Na pierwszy rzut oka wydaje się dosyć skomplikowane :) Planujesz tak cele długoterminowe? Czy np. tygodniowe również?".

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Nie, cele długoterminowe planuję wyłącznie metodą Bonzai :) Według mnie matryca Eisenhowera zupełnie nie nadaje się do tego typu planowania. Nie ma możliwości sprawdzania efektów, a co dopiero określenia celu. Matrycy używam tylko wtedy, gdy zdarzy się coś nieprzewidzianego w moich codziennych planach, np. choroba dziecka. Wówczas korzystam z niej przez dzień lub kilka, aż do momentu, gdy wszystko wróci do normy. Zazwyczaj, gdy morze jest spokojne wystarczy mi dobrze zrobiona lista taka o jakiej pisałam tu http://www.metodabonzai.eu/smaczna-lista-do-zrobienia/

Na pierwszy rzut oka wydaje się dosyć skomplikowane :) Planujesz tak cele długoterminowe? Czy np. tygodniowe również?

Strona współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.

ue bonzai