Jaki jest najlepszy system planowania?

 Odpowiedź: Działający i przynoszący najlepsze efekty.

Czyli który?
- Ten, który widzisz, że jest dopasowany do Ciebie tak dokładnie, że nie zauważasz nawet, że jest. 
- Ten, który nie postawi wszystkiego na głowie tak mocno, że dopasowanie go będzie wymagało miesiąca samych przygotowań. 
- Ten, który możesz wprowadzić stopniowo bez tracenia czasu potrzebnego na działanie.
- Ten, z którego możesz korzystać zarówno w mniejszych projektach jak i całkiem sporych rozmiarów przedsięwzięciach.
- Ten, który wykorzystasz w jak największej ilości obszarów Twojego życia, i w rozwoju osobistym, i w Twojej firmie.
 

W taki razie który jest taki wszystkomający?

hm...
"Z miłością jest jak z gruszką. Gruszka jest słodka i ma kształt. Spróbujcie zdefiniować kształt gruszki." - powiedział pewien bard do pewnego wiedźmina.

Planowanie to równie abstrakcyjne pojęcie i każdy zdefiniowałby je inaczej. Stąd jeśli gdziekolwiek przeczytasz, że ktoś zna najlepszy system to mu uwierz, bo to system, który sprawdza się jemu, ale niekoniecznie Tobie. Każdy z nas ma inny rytm dnia, inny rytm pracy, inne obowiązki i inne życiowe role.

Ok. Z tymi rolami się zapędziłam, bo role mogą być podobne, ale jeśli pomnożymy je przez inne czynniki, które wcześniej wymieniłam to sprawa zaczyna być bardziej złożona. Dlaczego więc miałby istnieć sposób planowania idealny dla wszystkich, skoro różnimy się tak bardzo?

 

 

1. System planowania dopasowany do Ciebie tak dokładnie, że nie zauważasz nawet, że jest. 

Nie ma uniwersalnego, ale Ty możesz dobrać swój osobisty system planowania.

Przede wszystkim jednak musicie się razem polubić. Według mnie nie ma nic gorszego niż mozolne wdrażanie zmiany, której owoce są niepewne, ale za to wszyscy mówią, że warto. Otóż nie warto się męczyć, ale warto spróbować. By miało to sens zadaj sobie parę pytać:

- czego naprawdę potrzebujesz, do czego system ma się przydać?
- co wymaga u Ciebie planów i dlaczego? 
- jak wyglądało to do tej pory? co się sprawdziło, co wymaga poprawy?
- jaki jest Twój styl życia?


Być może wcale nie potrzebujesz jakiegoś bardzo złożonego systemu z tysiącem zasad i technik. Być może chcesz dzielić się obowiązkami z kimś za jego pomocą. Może nie masz możliwości dźwigać dużego, ciężkiego notesu i wolisz aplikację w telefonie? Wszystko to ważne, więc pomyśl o tym zanim coś zechcesz wdrażać.

 

2. System planowania, który nie postawi wszystkiego na głowie tak mocno, że dopasowanie go będzie wymagało miesiąca samych przygotowań. 

Znajdujesz rewelacyjną metodę, czytasz jak ludzie za jej pomocą osiągają ośmiotysięczniki. Jeszcze nie do końca zrozumiałeś, ale wiesz już to jest coś czego szukałeś całe życie. I tak swoją starą gruszę wykopujesz i sadzisz do góry korzeniami. Całe swoje życie organizujesz pod ową metodę, teraz to już odniesiesz sukces na każdym polu.

Wyrzucasz to co było do tej pory i wdrażasz nowe krok po kroku, albo od razu całość. W połowie okazuje się, że sposób w jaki masz zorganizowaną pracę nie bardzo się z tą metodą lubi. Trudno, zmienisz sposób. Albo pracę.

Następnie okazuje się, że Twoje stare nawyki, które same w sobie nie są złe, kompletnie nie przystają do nowego systemu planowania. Zabierasz się za ich zmianę. Twoi współpracownicy nie bardzo rozumieją dlaczego nagle mają realizować zadania inaczej nich dotychczas. Zmieniasz... Stop.

Patrzysz za siebie i okazuje się, że przez długi czas niewiele wdrożyłeś z rewolucyjnej metody, natomiast wprowadziłeś mnóstwo chaosu. Wzdychasz i uważasz, że planowanie jest do ... jest niefajne. 

Żeby tak się nie stało przed wdrożeniem jakiegokolwiek systemu zadaj sobie pytania z poprzedniego punktu i przemyśl, czy nie za dużo zmian musisz wprowadzić do swojego życia.  Metodę Bonzai możesz zupełnie bezpłatnie przetestować w ciągu kilku dni zapisując się tutaj i zobaczyć, czy to jest to czego szukasz.

Żeby tak się nie stało przed wdrożeniem jakiegokolwiek systemu zadaj sobie pytania z poprzedniego punktu i przemyśl, czy nie za dużo zmian musisz wprowadzić do swojego życia. 

3. System planowania, który możesz wprowadzić stopniowo bez tracenia czasu potrzebnego na działanie.

Tu można zaliczyć dwie wpadki - obydwie dotyczą planowania, które wymaga więcej czasu i środków niż potrzebujesz do działania. Najczęściej nie jest to wina systemu tylko nasza, że chcemy wszystko natychmiast, od razu.

Pierwsza ma miejsce, gdy Twój system wymaga wdrożenia wszystkiego na raz bez łagodnego przejścia ze starego systemu na nowy. Kończy się to przenoszeniem tego co jest w nowe miejsca lub rozpisywanie tego samego na nowo.

Zdarza się, że mimo, iż system tego nie wymaga to robimy to sami. Wszak nowe jest takie wspaniałe, że to co było wcześniej należy wykreślić i rozpisać jeszcze raz. 

Druga wpadka ma miejsce, gdy sam system jest tak atrakcyjny, że na planowaniu się kończy. Tworzysz swój pierwszy BuJo, rysujesz rubryczki, tabelki, pierwszą stronę miesiąca i pach. Coś się zepsuło musisz zacząć od nowa w nowym zeszycie.

Odkrywasz świetny program online do zarządzania projektami, który wygląda całkowicie inaczej niż wszystkie, które znasz. Ma masę atrakcyjnych i hiperpraktycznych rzeczy. Przerzucasz do niego wszystko co się da, łącznie z zadaniami delegowanymi dla Twojej załogi w firmie. Pomarudzą, ale się przystosują, przecież jest tam samouczek. Po jakimś czasie okazuje się, że przystosowanie trwało miesiąc i nawet po miesiącu, gdzieś wychodzą jakieś błędy. Wzdychacie wszyscy i wracacie z powrotem do tego co działało. 

 

4. System planowania, z którego możesz korzystać zarówno w mniejszych projektach jak i całkiem sporych rozmiarów przedsięwzięciach.

Bierz pod uwagę także to, że Twój system planowania może być ważny dla Twoich współpracowników. Ba, może się okazać, że będą musieli wykorzystywać go razem z Tobą. Wybierając czy aplikację, czy cały system planowania lub zarządzania projektami weź także pod uwagę to, jak będzie wykorzystywany w Twoim zespole. 

Nie wszystko da się opracować za pomocą jednej metody. Każdy rodzaj przedsięwzięcia wymaga innego podejścia: inaczej przecież planujesz swoją listę zadań, inaczej swój własny długoterminowy cel, a jeszcze inaczej prowadzisz projekt w swojej pracy.

Ok, wszystko można rozpisać za pomocą list zadań, ale przecież praca z taką listą zadań jest trochę inna. O różnicach pisałam w tym wpisie. Jeśli chcesz dowiedzieć się czym różni się planowanie długoterminowe od krótkoterminowego zajrzyj tam. 

Z drugiej strony wielość metod i technik może być bardzo zgubna. Postaraj się zatem dobrać tak metody, by każda z nich miała swoje przeznaczenie, ale jednocześnie tworzyły jeden dobrze działający system.

Ogranicz także wszystko do niezbędnego minimum. Jeśli korzystasz z terminarza to po co Ci jeszcze jedna aplikacja w telefonie? Jeśli Twój zespół korzysta z programu do zarządzania projektami, to po co korzystacie z messengera na Facebooku?

5. System planowania,  który wykorzystasz w jak największej ilości obszarów Twojego życia, i w rozwoju osobistym, i w Twojej firmie.

To, że wygodniej nie łączyć zadań i projektów związanych z pracą z Twoimi prywatnymi przedsięwzięciami jest w porządku. Niektórzy wolą nie przenosić pracy do domu i na odwrót. Jednak system, którego używasz na co dzień w biznesie może równie dobrze sprawdzać się w życiu i wcale nie oznacza, że musisz obydwie sfery ze sobą mieszać.

Przykładem może być Bonzai, którego możesz używać do rozwoju swojego przedsiębiorstwa, jak i swojego własnego. Podstawy są identyczne, zmienia się tylko kontekst, w którym je wykorzystasz. 

 

Najważniejsze to testuj! 

Wracając do metafory gruszki - każdemu będzie smakował inny gatunek. Jedni wolą orzeźwiające i twarde, a inni słodkie i rozpływające się w ustach. I każdy będzie miał rację twierdząc, że jego owoc jest najlepszy. Dlatego sprawdź na sobie i w swoim otoczeniu co najbardziej będzie odpowiadać Tobie.

Przy testowaniu określ sobie czas w jakim testować chcesz daną metodę czy system i... wytrzymaj. 

Niech to to nie będzie trwało dłużej niż dwa tygodnie. W dodatku jeśli testy są nie skończone wstrzymaj się z implementacją czegoś nowego. Mamy tendencje do zmieniania aplikacji z listami zadań w telefonie, programów do zarządzania zadaniami, kupujemy na tony terminarze papierowe i skaczemy z jednego na drugie. Bywa, że wracamy do czegoś znów, by znów to odłożyć.

Tak samo dzieje się z wdrażaniem nowych metod. Jeszcze nie doszedłeś do właściwych wniosków, gdy już coś straszliwie chcesz zmieniać. Testuj aktywnie, czyli zapisuj co Ci się podoba, a co byś zmieniał. Zmian dokonuj na końcu, gdy już zostanie Ci z metody ogryzek i wiesz, co było smaczne, a co nie. 

 

bonzai napisał: "Nie, cele długoterminowe planuję wyłącznie metodą Bonzai :) Według mnie matryca Eisenhowera zupełnie nie nadaje się do tego typu planowania. Nie ma możliwości sprawdzania efektów, a co dopiero określenia celu. Matrycy używam tylko wtedy, gdy zdarzy się coś nieprzewidzianego w moich codziennych planach, np. choroba dziecka. Wówczas korzystam z niej przez dzień lub kilka, aż do momentu, gdy wszystko wróci do normy. Zazwyczaj, gdy morze jest spokojne wystarczy mi dobrze zrobiona lista taka o jakiej pisałam tu http://www.metodabonzai.eu/smaczna-lista-do-zrobienia/".
Kasia Kubiak napisał: "Na pierwszy rzut oka wydaje się dosyć skomplikowane :) Planujesz tak cele długoterminowe? Czy np. tygodniowe również?".

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Nie, cele długoterminowe planuję wyłącznie metodą Bonzai :) Według mnie matryca Eisenhowera zupełnie nie nadaje się do tego typu planowania. Nie ma możliwości sprawdzania efektów, a co dopiero określenia celu. Matrycy używam tylko wtedy, gdy zdarzy się coś nieprzewidzianego w moich codziennych planach, np. choroba dziecka. Wówczas korzystam z niej przez dzień lub kilka, aż do momentu, gdy wszystko wróci do normy. Zazwyczaj, gdy morze jest spokojne wystarczy mi dobrze zrobiona lista taka o jakiej pisałam tu http://www.metodabonzai.eu/smaczna-lista-do-zrobienia/

Na pierwszy rzut oka wydaje się dosyć skomplikowane :) Planujesz tak cele długoterminowe? Czy np. tygodniowe również?

Strona współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014-2020.

ue bonzai